#96. GTD: тайм-менеджмент жайлы

Getting Things Done  (GTD) - танымал тиімділік  жүйелерінің бірі. Осы әдісті қолдану арқылы миыңызды тазартып, сіз үшін маңызды істерге көңіл аудара аласыз; нәтижесінде ең тиімді істерге уақыт жұмсап, көбірек нәтижеге қол жеткізе аласыз.

Үнемі жұмысыңыз көп, бітпейтін тәрізді болып көрінсе,  GTD сіз үшін таптырмас жол, себебі барлық ойды орталық жүйеге жинау арқылы өміріңізді өзгерте аласыз.  GTD арқылы өміріңізде тыныштық орнайды, себебі хаос пен бітпес өрттер аяқталады. Өрт сөндіруші рөліңізден шығасыз. Бүгін сізді GTD жүйесімен таныстырмақшымын.

GTD (Getting Things Done) - бұл тиімді жұмыс істеу жүйесі және  Дэвид Алленнің кітабының аты. Негізгі мақсаты - қажетті нәрсені істей білу, соңына дейін жеткізу, және  сізге ұнайтын нәрсеге көбірек уақыт бөлу.

GTD-дің басты қағидасы- барлық ойды  қағазға түсіру. Осылайша сіз миыңызды босатып, оның потенциалын жұмыс үшін пайдалана аласыз. Сіз өзіңіз бекіткен жүйеге 100% сенуіңіз керек және барлық  тапсырмалар, идеялар мен жобалар туралы ойлар осында жинақталуы керек. Біраз уақыттан кейін құрған жүйеміз тұрақталып, сенімді болған кезде, біздің санамыз  барлық қажет нәрсені бақылауын және үнемі еске салуын тоқтатады. Нәтижесінде стресс азаяды және қымбат уақытты тиімді ойлар мен істерге жұмсай аламыз.

Сізге мұндай жүйе керек пе? Келісесіз бе? Қағазы мен қарындашы бар әр бала мұны істей алады. Электронды құралдарды ұнатсаңыз, телефон мен компьютерді де қолданса болады.

Ең алдымен  келесі тізімдерді жасау керек:

Кіріс тізімі

Келесі әрекеттер тізімі

Күту тізімі

Жобалар

Бір күн / мүмкін тізімі

Бұл тізімдер  GTD жүйесінің негізгі қаңқасын құрайды және  үнемі қаралып отырылуы қажет. Қазір әр тізімді жеке-жеке  талдаймыз.

Кіріс тізім

Басыңызға ойлар, істер мен  тапсырмалар келген кезде кірістер тізіміне енгіземіз. Марсқа адамдарды ұшырғым келетіннен бастап сағатымды жөндеуге апарамынға дейін тізімге ену керек. Ойларды сұрыптамасаңыз да болады, барлық ойлар кірістер тізіміне ену керек. Ойларды кірістер тізіміне енгізуге кедергілер мейлінше болмағаны жөн. Кірістер үшін арнайы дәптер, блокнот бастасаңыз немесе телефонға жазсаңыз болады.  Ең бастысы, ой басыңызға келе қалғанда, бірден түртіп алу керек. Сөйтіп, мидың жұмысын жеңілдетеміз.

GTD-ді алғаш рет қолдана бастағанда, басыңызды мың түрлі ойлардың болғанын байқасыз. Мидағы істеуім керек, істегім келетіндердің бәрін кіріс тізіміне енгізіңіз.  Ең алғашқы күн кіргізуге бір сағат кетуі мүмкін. Бассейнге жазылуыңыз керек пе? Жаңа шалбар алуыңыз керек пе? Жолдан тәтеңізге соға кетуіңіз керек пе? Подкаст жазғым келеді дейсіз бе? Бәрі, бәрі кіріс тізімне ену керек.  Мида бос, сенделіп жүрген ойлар болмауы керек.

Кіріс  тізімін өңдеу

GTD-ді алғаш рет қолдана бастаған болсаңыз, бастапқы «миды босату» кезінде кірістер тізіміне бір тонна ақпарат жиналады. Ах, байқұс миымыз ай. Енді бұл ойлардың бәрін біртіндеп өңдеу керек. Кейін бұл жүйн  қалыпты режимге айналғанда өңдеу процесі үздіксіз жүретін болады.

Ал өңдеуді бастайық. Тізімдегі элементтер жазылған реті бойынша бір-бірден өңделуі керек. Өңдеген кезде өзіңізге қояр бірінші сұрақ: “Әрекетті қажет ете ме? - Басқаша айтқанда, бұл ой бойынша бірдеңе істеу керек пе? Жауабыңыз ЖОҚ болса, келесі әрекеттерді істеңіз.  1. Сіз үшін қажеттілігі кетіп қалса, сызып тастаңыз. 2. «Маған бұл мақала, кітап бір күн керек болар » деген тәрізді ақпарат болса, анықтамалық материал ретінде сақтаңыз. 3. Немесе “италиян тілін үйренгім келеді” деген тәрізді ой болса, «бір күні / мүмкін тізіміне» қосыңыз 4. Ойды инкубациялау. Ой, кешіріңіз мені. Бәрі оңай деген сияқты едім. Шынымен де оңай.  «Мен бұл мақаланы шынымен түсінбедім, екі аптадан кейін қайта оқимын” деген ой болса, міндетті түрде күнтізбеге енгізуі керек.

Сіз өңдеп жатқан элемент әрекетті қажет етсе, басқаша айтқанда: бұл ой бойынша бірдеңе істеу керек болса, «келесі әрекет қандай?» деген сұрақты қою керек. Сұрақтың жауабы келесі істелетін нақты әрекет болуы керек. Мәселен, “подкаст бастаймын” емес, “Ертең микрофон сатып аламын” , “Тақырыбына брейн сторминг” жасаймын деген сияқты нақты әрекеттер туындауы керек.

Келесі әрекет физикалық, нақты  әрекет болуы керек - тіпті бұл GTD-дің  ең маңызды «ережесі» десек болады. Мұндай нақты әрекеттер туралы ойлануға бірнеше секунд қана кетеді, есесіне болашақтағы тиімділігіңізге ерекше әсер ететін болады.

Келесі әрекетті анықтағаннан кейін, оны істеуге қанша уақыт кететін жоспарлау керек. Оны істеуге  екі минуттан аз уақыт кетсе, онда дәл қазір істеңіз. Мәселен, «Досымның туған күнімен чатта құттықтау», “Гүласылға жазбаның көшірмесін жіберу”  деген тәрізді. Мұның себебі қарапайым: әрекетті істеуге екі минуттан аз уақыт керек, бірақ оны келесі жолға қалдырып қойсаңыз, оның орындалуын қадағалауға істің өзінен қарағанда көбірек уақыт кетеді.

Әрекет екі минуттан көп уақытты алса, алдымызда бірнеше нұсқа бар. 1. Қажет болған жағдайда істі біреуге тапсырған жөн. Істі тапсырсаңыз, күту тізіміне

не және қашанға дейін тапсырылғандығы туралы ақпаратты енгізіңіз.  2. Өзіңіздің келесі әрекеттер тізіміне қосыңыз. Бұл істерді қолыңыз босай салған кезде орындайтын боласыз. Әдетте әрекеттердің көбі “Келесі әрекеттер тізіміне” кіреді. Ал, әрекетті орындау үшін көп қосымша іс әрекеттерді орындау керек болса, жобалар тізіміне де тиісті өзгертулер енгізілуі керек.

Қысқаша айтқанда осы.

«Келесі әрекеттер» тізімі

Келесі әрекеттер тізімі деген не? Ия, өзіңіз ойлағандай, сіздің келесі әрекеттеріңіздің тізімі. Бұл әрекеттердің тағы бір атауы - «мүмкіндігінше тезірек жасалатын іс-әрекеттер» .

«Күту» тізімі

Жұмысты басқаларға тапсырған кезде, адамдардан  жауап күткенде, тапсырыс бергенде күту тізіміне міндетті түрде енгізу керек.  Тапсырған, өтінген күніңіз, не күтесіз, қашанға дейін деген тәрізді ақпарат күту тізімінде болуы керек.

Жобалар тізімі

GTD бойынша жоба - бірнеше әрекетті қажет ететін кез келген мақсат. Бұл жобалар жобалар тізіміне енуі керек. Бұл тізім жай жоба тақырыптарының тізімі, қаласаңыз - жобалардың сипаттамалары мен нәтижелеріy де жазсаңыз болады. Жобалар тізімін қарастырған кезде, әр жоба бойынша  кем дегенде бір әрекет шығару керек, осылайша жобалардың ешқайсысы ұмтылмайды.

“Бір күн / мүмкін” тізімі

Бұл тізімде қазір емес, болашақта жүзеге асырғыңыз келетін идеялар мен жобалар болады. Мұнда «италиян тілін үйренгім келеді» және «кітап жазамын» деген тәрізді ойларыңыз сақталады .  Бұл тізім де апта сайын қарастырылып отыруы керек.

Күнтізбе

Күнтізбеде белгілі бір күні немесе белгілі бір уақытта істелуі  керек әрекеттер, басқа ештеңе кірмейді. Мәселен, “сабақта берілген конструкцияны өзім жасаймын” деп, келесі сейсенбі сағат екіні белгілеудің қажет жоқ.

Күнтізбеге уақыт бойынша икемді емес элементтер салынады. Мысалы, дәрігердің қарауы, кездесу уақыты, лекция өтетін кез т.б. Ал қалған істегіңіз келетін, бірақ уақыт бойынша икемді әрекеттер келесі әрекеттер тізімінде болады. Сондықтан оларды уақытыңыз бола қалған кезде істейтін боласыз.

Апталық шолу

Дэвид Алленнің GTD кітабында апта сайынғы шолу  «сәттіліктің маңызды факторы» деп көрсетілген. GTD жүйесін қолдануды бастасаңыз және мен сияқты қарапайым адам болсаңыз, біраз уақыттан кейін кейбір мәселелерге жолыға байстайсыз. Біз машина болмаағандықтан, кейбір істер “Келесі әрекеттер” тізіміне кірмей қалуы мүмкін немесе кейде бір тізімдерді толтыруды ұмытып кетуіңіз мүмкін. Уайымдамаңыз, сіз жалғыз емессіз. Бұл жерде бізге көмекке апталық шолу келеді. Барлық жоспарды, істерді аптасына бір рет тексеру керек. Жұма мен дүйсенбі арасында отыз минут өзіңізбен кездесіп, шолу жасайсыз. Басыңыздағы артық ойларды “кіріс тізіміне” кіргізіңі, барлық тізімдерді тексеріңіз, жалпы өзіңіздің мақсаттарыңыз туралы ойланыңыз, әр мақсатңыз немесе жобаңыз бойынша міндетті түрде бір әрекетті “Келесі әрекеттер” тізіміне қосуды ұмытпаңыз. Апталық шолу бойынша мен карточка дайындадым, оны инстаграмнан көре аласыз.

GTD бойынша толығырақ білгіңіз келсе,  Дэвид Алленнің кітабын алып оқыңыз. Бұл гайд https://hamberg.no сайтындағы ақпарат бойынша өңдедіп, дайындалды.